Introduction

Le PI Planning (Program Increment Planning) est un événement majeur dans les frameworks d'agilité à l'échelle comme SAFe (Scaled Agile Framework). Cette cérémonie de 2 jours rassemble tous les acteurs d'un train agile (ART - Agile Release Train) pour planifier le prochain incrément de programme, généralement de 8 à 12 semaines. Mais comment s'organise concrètement la répartition du travail lors de cet événement crucial ?

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Les acteurs clés du PI Planning

Avant d'aborder la répartition du travail, il est essentiel d'identifier les rôles principaux :

Le management du train compose le trio de leadership qui cadre la planification. Le RTE (Release Train Engineer) facilite l'événement et lève les obstacles. Le Product Management porte la vision produit et priorise le backlog. Enfin, le System Architect ou Engineering Manager définit l'architecture technique et les choix d'implémentation.

Les équipes agiles sont au cœur de la répartition. Chaque équipe dispose de son Product Owner, de son Scrum Master et de ses développeurs qui vont s'engager sur la livraison concrète.

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Le déroulement de la répartition du travail

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Phase 1 : Présentation du contexte business

Le PI Planning débute par une présentation du management. Le Product Management expose la vision produit pour les 10 prochaines semaines, les objectifs stratégiques de l'organisation et le contexte business. Cette mise en perspective permet à tous de comprendre le "pourquoi" avant le "quoi".

Les features prioritaires du backlog de programme sont ensuite présentées. Ces features représentent les grandes fonctionnalités à valeur métier que le train doit livrer. Elles sont déjà priorisées et constituent la base de travail des équipes.

Le System Architect présente également la vision architecturale, les contraintes techniques et les dépendances système à anticiper. Cette vision technique guide les choix d'implémentation des équipes.

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Phase 2 : Planification par les équipes

C'est ici que la magie de la répartition collaborative opère. Les équipes se réunissent dans leurs espaces dédiés et commencent à décomposer les features en user stories. Ce découpage transforme les grandes fonctionnalités en éléments actionnables et testables.

Chaque équipe analyse les features du backlog et détermine celles qui correspondent à ses compétences et à son périmètre. Il n'y a pas d'attribution top-down : les équipes "tirent" le travail plutôt qu'on ne leur impose. Cette approche favorise l'engagement et la responsabilisation.

L'estimation de la charge se fait collectivement au sein de chaque équipe, souvent en story points. Les équipes tiennent compte de leur vélocité historique et de leur capacité disponible pour le PI à venir. Elles identifient également les risques et les dépendances avec d'autres équipes.

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Phase 3 : L'engagement des équipes

Au terme de leur planification, chaque équipe présente ses objectifs de PI devant l'ensemble du train. Ces objectifs décrivent ce que l'équipe s'engage à livrer, avec un niveau de confiance associé (généralement exprimé sur une échelle de 1 à 5).

C'est un moment crucial : l'équipe ne promet pas simplement de "faire de son mieux", elle s'engage publiquement sur un scope réaliste. Cette transparence permet d'identifier immédiatement les écarts entre les attentes du management et les capacités réelles.

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Phase 4 : Alignement et ajustements

Le PI Planning n'est pas une simple juxtaposition de planifications d'équipes. Des sessions d'alignement collaboratif ponctuent l'événement. Les équipes identifient leurs dépendances mutuelles et les formalisent. Si l'équipe A a besoin d'une API de l'équipe B pour avancer, cette dépendance est tracée et planifiée.

Le management valide également que les engagements des équipes couvrent bien les features prioritaires. Si des écarts apparaissent, des ajustements sont négociés : revoir la priorisation, déplacer des features vers le PI suivant, ou réaffecter certaines compétences entre équipes si nécessaire.

Le vote de confiance final permet à chaque membre du train d'exprimer son niveau de confiance dans le plan établi. Si des doutes subsistent, ils sont adressés immédiatement par des discussions ciblées.

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Les principes qui guident la répartition

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La collaboration plutôt que l'imposition

Contrairement aux approches traditionnelles où un chef de projet affecte les tâches, le PI Planning repose sur l'auto-organisation des équipes. Elles choisissent leur travail en fonction de leurs compétences et négocient directement les dépendances avec leurs pairs.

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La transparence totale

Tous les acteurs du train voient la même chose au même moment. Cette transparence évite les surprises et permet des décisions éclairées. Les contraintes de capacité, les risques et les dépendances sont visibles de tous.

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L'engagement réaliste

Les équipes ne s'engagent que sur ce qu'elles estiment faisable. Ce réalisme évite les promesses intenables et les déceptions futures. Le management apprend à travailler avec cette réalité plutôt que de pousser pour des engagements irréalistes.

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Les bénéfices de cette approche

La répartition collaborative du travail lors du PI Planning génère de nombreux avantages. L'alignement stratégique est renforcé car toutes les équipes comprennent la vision globale et comment leur contribution s'y inscrit.

La motivation des équipes s'en trouve décuplée : elles ont choisi leur travail et se sont engagées publiquement, créant un sentiment de propriété et de responsabilité.

La gestion des risques est également améliorée. Les dépendances identifiées dès le début du PI peuvent être gérées proactivement plutôt que de créer des blocages en cours de route.

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Conclusion

La répartition du travail lors du PI Planning illustre parfaitement les principes de l'agilité à l'échelle. Elle transforme une planification qui pourrait être descendante et rigide en un exercice collaboratif, transparent et réaliste. Le management définit le cap, mais ce sont les équipes qui tracent la route et s'engagent sur les étapes franchissables. Cette inversion de la logique traditionnelle de planification constitue l'une des clés du succès des organisations agiles à grande échelle.

Le PI Planning n'est pas qu'un événement de planification : c'est un moment d'alignement, de construction d'équipe et d'engagement collectif qui pose les bases d'un PI réussi.

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